Om du är eller ska ISO-certifiera dig så finns det krav på att du ska ”bestämma vilka intressenter som är relevanta för ledningssystemet samt vilka relevanta behov och förväntningar som de har” på ditt företag.
Kravet är samma oavsett om det är standarden för kvalitet (ISO9001), miljö (ISO 14001) eller arbetsmiljö (ISO 45001). Den enda skillnaden är att i ISO14001 och ISO 45001 ska du identifiera vilka krav som är bindande, dvs vilka krav som du måste uppfylla.
Ett projekt intressenter kan vara en specifik organisation, ett företag eller en grupp människor som kan påverkas av eller har en relation till ditt företag och som därför har krav eller förväntningar på företaget.
Exempel på intressenter kan vara kunder, ägare, medarbetare, leverantörer, branschorganisationer etc.
Som jag nämnde inledningsvis så intresseanalysen en viktigt del och ett krav i alla standarder för ledningssystem (ISO 9001, ISO 45001, ISO 14001, ISO 27001, FR2000) att det ska göras en intressentanalys. Men det ställs även krav på intressentanalys i andra sammanhang som t ex vid framtagandet av en hållbarhetsredovisning.
Syftet med intressentanalysen är att du ska få en bild över vilka krav och förväntningar som ställs på ditt företag och vilka av dessa krav som du faktiskt måste uppfylla (dvs är bindande). Exempel på bindande krav är kundkrav och myndighetskrav. I ett arbetsmiljöledningssystem (ISO 45001) kan även fackets och/eller medarbetarnas krav vara bindande.
Standarderna ställer bara krav på att du ska ha identifierat dina intressenter och inte hur det ska göras- Det är med andra ord du som avgör hur omfattande intressentanalysen ska vara.
Så lägg intressentanalysen på en nivå som du har har nytta av och som främjar projektets framgång.
Vi har vid ett tillfälle fått en avvikelse på att revisorn tyckte att intressentanalysen var för kortfattad. Och då krävde revisorn att den skulle vara sådär 5-10 sidor. Dvs det fanns bara ett krav på antalet sidor inte att innehållet skulle vara tillräckligt för företaget.
Men det har bara hänt en gång, så se till ditt företags nytta och utgå från det!
Miljö– och arbetsmiljöstandarderna ställer tydliga krav på att du ska göra en efterlevnadskontroll på dina bindande krav, dvs du ska kontrollera om ni uppfyller dem och denna kontroll ska dokumenteras! Denna kontroll inkluderar myndighetskraven. De flesta brukar ha en laglista eller lagregister där alla myndighetskrav finns sammanställda och i denna brukar även efterlevnadskontrollen göras.
Tycker du att intressentanalys fortfarande låter krångligt är du välkommen att kontakta oss. Vi har lång erfarenhet av att göra intressentanalyser som fungerar för ditt företag. Vi kan även göra en hjälpa dig med lagbevakning av de miljö- och arbetsmiljölagar som du omfattas av. Mer om vad är lagbevakning.