ISO 9001 är ett kvalitetssystem och målsättningen med arbetet är att du ska:
uppfylla kundernas och andra intressenters krav på dig (erhålla nöjda kunder),
ständigt förbättra dina tjänsters/produkters kvalitet samt
förebygga problem innan de uppstår dvs dina kvalitetsbristkostnader ska minska.
Vad kan Certways ISO 9001-konsulter hjälpa till med?
Ibland kan det vara bra att anlita en konsult för att driva projektet i mål. Det finns många företag som ägnar år att införa ett kvalitetssystem i sina organisationer och med en konsults hjälp får du hjälp att strukturera dokumentationen samt hålla den på lämplig nivå. Dessutom tar det inte år att få själva certifikatet!
Vi garanterar att du kommer i mål med din ISO 9001-certifiering!
Hur blir man ISO 9001-certifierad?
För att du ska kunna bli certifierad enligt ISO 9001 måste du ha följande på plats:
Kvalitetsmanual, information tas fram, som beskriver hur ni arbetar för att kvalitetssäkra ert dagliga arbete. Ni behöver även kunna visa upp en del annan dokumentation t ex leverantörsbedömningar, kvalitetskontroller, befattningsbeskrivningar m m.
Utbildning: ISO 9001 ställer krav på att alla medarbetare ska ha kännedom om er kvalitetspolicy, era kvalitetsmål och aktuella rutiner. Med andra ord behöver all personal genomgått en grundutbildning i ert kvalitetsarbete.
Internrevision: är en typ av egenkontroll av ert kvalitetsarbete. Om ni gör denna innan certifieringsrevisionerna, får ni automatiskt en att-göra-lista, på vad som är kvar att göra innan certifieringsrevisorn kommer.
Ledningens genomgång: är ett möte där företagsledningen utvärderar hur kvalitetsarbetet fungerar samt besluta om ev åtgärder där kvalitetsarbetet inte når önskat resultat. Protokollet från detta möte ska visas upp vid certifieringsrevisionerna.
Själva ISO 9001-certifieringen utförs sedan av ett certifieringsbolag som är ackrediterat av SWEDAC. Certifieringen brukar delas upp i två steg, som vi här kallar 1 respektive 2.
Certifieringsrevision 1: innebär att certifieringsbolaget granskar kvalitetssystemets information (kvalitetsmanual) mot de krav som standarden ställer. Om revisorn hittar krav som inte uppfylls skriver hen avvikelser, som du sedan ska åtgärda innan certifieringsrevision 2.
Certifieringsrevision 2: innebär oftast att certifieringsrevisorn vill titta på verkligheten, dvs att ni lever som ni har beskrivit i er information (kvalitetsmanual). Även här sker en kontroll av att ni uppfyller de krav som ställs i standarden. Brister som upptäcks rapporteras som avvikelser, som du sedan har 2-3 månader på dig att åtgärda.
När revisorn har godkänt dina insända åtgärder från avvikelserna i certifieringsrevision 2, så får du ditt certifikat.
Vad händer efter ISO 9001-certifieringen?
Många brukar pusta ut efter att man har fått certifikatet, men det är då det egentliga kvalitetsarbetet börjar, dvs du måste fortsätta att följa de rutiner som du har beskrivit i er information. Dessutom kommer certifieringsbolaget och granskar er igen när ca 6-12 månader har gått. Hur ofta beror på storleken på ditt företag.
Vanliga misstag vid införandet av ISO 9001
Vanliga misstag som man gör när man ska införa ISO 9001- i sitt företag är att man…
… utgår från standardens struktur. Ett tips är istället att utgå från flödet i ditt företag, då kommer kvalitetssystemet vara bygget efter ert företag,
… beskriver hur man vill arbeta och inte hur man arbetar,
… blir för detaljerad. Kom ihåg att det ni åtar er att göra i ledningssystemet måste ni kunna visa att ni gör! Dvs var bara detaljerad där det finns en allvarlig kvalitetsrisk eller ett intressentkrav.
… försöker göra allt på en gång. Se det som att renovera ett hus, man tar ett rum (process) i taget. Annars kommer ni aldrig att bli färdiga!
… är tidsoptimist och tror man ska hinna med införandet parallellt med det ordinariearbetet.
Vad är då ISO 9001?
ISO 9001 är en internationell standard, som beskriver hur du som företag ska arbeta för att kvalitetssäkra era tjänster och produkter samtidigt som kvalitetsbristkostnaderna minskar. Med kvalitetsbristkostnader menar vi alla kostnader som uppstår för att arbetet inte gjordes på rätt sätt från början.
Kort sagt är målsättningen med ISO 9001 att du ska öka kundnöjdheten och lönsamheten!
ISO står för International Organization of Standardization och 9000 är den nummerserie som kvalitetsstandarderna har fått.
I 9000-serien är det bara ISO 9001 som är certifieringsbar.
Ofta ser man ett årtal bakom ISO 9001 t ex ISO 9001:2015 och där beskriver årtalet vilken utgåva av standarden som man menar. Den nu gällande utgåvan är just ISO 9001:2015.
Då standarden är internationell, innebär det att alla företag som certifierar sig enligt ISO 9001 uppfyller samma krav, oavsett vilken del av världen företaget befinner sig i.
Vad krävs enligt ISO 9001?
Många tror att ISO 9001 bara är en massa dokumentation och merarbete, men det är inte sant.
Det är sant att det fanns krav på att allt skulle dokumenteras när den första utgåvan av ISO 9001 kom 1994, men det kravet försvann redan vid utgåva 2 som kom 2000. Sedan dess har 2 uppdateringar till skett och idag finns det enligt ISO 9001:2015 bara krav på:
en dokumenterad kvalitetspolicy,
en dokumenterad beskrivning av kvalitetssystemets omfattning samt
den dokumentation som krävs för att dina processer kvalitetssäkras!
Orsaken till att det oftast blir fler sidor, är att standarden samtidigt kräver ett 20-tal ”bevis” för att du uppfyller standardens krav, s k dokumenterad information. ISO 9001-systemen som vi tar fram till våra kunder brukar hamna på runt 20-30 sidor, beroende på hur många anställda ni har och vilka tjänster/produkter som ni levererar
Exempel på dokumenterad information som du måste visa upp vid certifieringen är:
kvalitetsmål inkl handlingsplaner
kvalitetskontroller
kalibreringsintyg på kvalitetskritiska mätinstrument
bedömning och utvärdering av leverantörer
kompetensintyg på kvalitetskritiska kompetenser m m.
Förutom den formella dokumentationen ställer ISO 9001 krav på att ledningen ska vara engagerad i kvalitetsarbetet samt att ledningssystemet ska vara integrerat i företagets dagliga arbete dvs det ska inte vara den där ”kvalitetspärmen” som dammas av inför respektive extern revision.
Varför ISO 9001?
Den vanligaste orsaken till att våra kunder vill certifiera sig är att de har någon kund som ställer krav på 9001-certifiering eller de ska delta i en offentlig upphandling.
Men det finns andra fördelar med att kvalitetscertifiera sig, bl a:
det brukar medföra bättra ordning och reda, genom att ansvar och befogenheter blir tydligare inom organisationen,
kvalitetsbristkostnader i form av reklamationer, omarbeten och kassationer minskar,
interna problem fångas upp och grundorsaken åtgärdas istället för att man bara ”släcker branden” varje gång problemet inträffar.
bättre ordning på personalrutiner som kompetensutveckling, introduktion nyanställda och avveckling av personal.
