Certway förklarar:
Kan småföretag få en ISO-certifiering?
Svaret på den frågan är självklart: JA, småföretag kan erhålla en ISO-certifiering och det är inte svårt!
ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 och ISO 27001, dvs alla certifieringsbara standarder kan användas i alla typer av företag och organisationer oavsett storlek och vilka produkter eller tjänster som man erbjuder.
I standarderna kan du läsa att ledningssystemet för företaget ska anpassas efter företagets omfattning, dvs:
- efter hur många anställda man har,
- vilka typer av produkter/tjänster som erbjuds,
- de krav som ställs på företaget,
- företagets miljöpåverkan (vid miljöcertifiering, ISO 14001) och
- företagets arbetsmiljörisker (vid arbetsmiljöcertifiering, ISO 45001).
ISO-certifiering av småföretag – hur gör man?
Själva ISO-certifieringen av ett småföretag följer samma flöde oavsett om det rör sig om ett stort eller litet företag nämligen:
- Ta fram den information (manual/handbok) som beskriver hur du arbetar för att uppfylla kraven i respektive standard, dvs du ska ta fram ditt ledningssystem. Ska du kvalitetscertifiera dig beskriver du hur du kvalitetssäkrar ditt arbete. Är det istället en miljöcertifiering är det ditt miljöarbete som du ska beskriva, etc.
- Utbilda personalen i ditt ”ISO-arbete”. Standarderna kräver att alla medarbetare ska ha kännedom om minst policy, mål, avvikelsehantering och aktuella rutiner. Vid en miljöcertifiering tillkommer miljöpåverkan och nödlägesberedskap. Och vid arbetsmiljöcertifiering tillkommer arbetsmiljörisker och hur dessa förebyggs inklusive nödlägesberedskap.
- Utföra internrevision och helst avsluta avvikelserna från denna. Internrevision är en typ av egenkontroll av att du uppfyller standardernas och myndigheternas krav samt att du följer de rutiner som du tog fram under punkt 1 i denna lista.
- Genomföra en ledningens genomgång, dvs ledningen ska genomföra ett möte där ”ISO-arbetet följs upp och analyseras för att besluta om eventuella åtgärder.
När du har gjort detta, är det dags för själva certifieringen. Den utförs av ett ackrediterat certifieringsbolag och sker i 2 steg. Det första steget är en granskning av om dokumentationen uppfyller kraven i aktuella standarder. Det andra steget har mer fokus på ditt dagliga arbete, dvs att du följer dina rutiner samt att standardens krav uppfylls.
Efter respektive certifieringsrevision kommer du att få avvikelser. Du måste åtgärda dem och få åtgärderna godkända innan du kan få din ISO-certifiering.
ISO-certifiering – skillnad småföretag och storföretag
Som jag nämnde tidigare är det ingen större skillnad i själva processen förutom de självklara att:
- Småföretagets manual/handbok brukar bli mindre omfattande, dvs mindre antal sidor och tar dessutom kortare tid att ta fram = billigare om konsult anlitas.
- Utbildningsinsatsen blir mindre, då det är färre anställda som ska introduceras.
- Kostnaden för själva certifieringen blir billigare, då färre antal revisionstimmar krävs.
Summerat: det är enklare och billigare att införa en ISO-certifiering på ett småföretag.
ISO-certifiering av småföretag – vanliga misstag
Tre vanliga misstag vid införande av en ISO-certifiering i ett småföretag (och storföretag) är:
- Du beskriver hur du vill arbeta istället för hur du arbetar.
- Arbetet prioriteras inte, dvs du har inte bestämt en deadline när det ska vara klart. Ett tips är att boka certifieringsrevision tidigt. Då får du en skarp deadline!
- Du krånglar till ditt arbete och beskriver hur ett stort företag skulle arbeta och inte hur ett litet företag arbetar.
Som småföretag finns det många förenklingar i själva administrationen runt ”ISO-arbetet” som du kan göra. Om du vill veta vilka, kan du kontakta oss, så berättar vi mer!
ISO-certifiering småföretag – varför?
Varför ska då småföretag certifiera sig? Om du vill in på den offentliga marknaden eller attrahera större företag är oftast en ISO-certifiering en hygienfaktor. De förväntar sig helt enkelt att det finns på plats.
I och med att du har ett ”ISO-system” så har du också möjligheten att växa på ett hållbart sätt, då viktiga rutiner redan finns på plats, t ex introduktion nyanställd personal. Det blir också tydligt för de nyanställda vad som förväntas av dem samt vilka rutiner som gäller.
Vissa certifieringar och KMA-arbete säljer idag. Se bara fokuset på ett aktivt hållbarhets- eller miljöarbete. Har du råd att inte hoppa på det tåget?
Vilket är då det minsta företag som vi har certifierat?
Jo, det var ett enmansföretag. Så det finns ingen gräns på hur stort eller hur litet ett företag kan vara för att få sin ISO-certifiering!
Gunilla Mattsson/Certway
