KMA är en förkortning för Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö och är ett vanligt begrepp, framför allt inom byggindustrin. Men begreppet används även inom andra branscher för att benämna sitt integrerade KMA-arbete.

KMA-handbok är med andra ord inget annat än en handbok som beskriver företagets KMA-arbete, dvs hur de arbetar för att:

  • kvalitetssäkra sina produkter/tjänster
  • miljöanpassa sin produktion/företag samt
  • förebygga att sina medarbetare eller underentreprenörer drabbas av ohälsa eller skador under arbetstid.

 

Vad innehåller en KMA-handbok?

Innehållet i KMA-handboken varierar givetvis beroende på vilken typ av företag  du har samt vilka risker och kompetenskrav som finns i företaget, men följande avsnitt bör finnas med i någon form:

  • KMA-policys: policys som omfattar kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöområdet.
  • KMA-mål med handlingsplaner
  • Försäljning: hur ni KMA-säkrar era anbud, kalkyler och/eller offerter.
  • Konstruktion & utveckling: vilka KMA-risker finns vid utvecklingen av nya produkter/tjänster och hur förebyggs dessa?
  • Produktion: hur kvalitetssäkras och miljöanpassas produktionen samt hur förebyggs kvalitets-, miljö-, och arbetsmiljörisker. Här beskrivs även hur avvikelsehanteringen går till samt hur utrustningen ska underhållas, besiktigas och kalibreras.
  • Inköp: vilka miljö- och arbetsmiljöhänsyn tas vid inköp samt hur säkerställs rätt kvalitet? Vilka KMA-krav ställs på leverantörer samt hur godkänns nya och hur utvärderas befintliga leverantörer?
  • Nödlägesberedskap: vilka KMA-risker finns, hur förebyggs dessa samt hur ska du agera om de trots allt inträffar?
  • HR: beskrivning av organisationen, fördelning av ansvar/befogenheter, vilka kompetenskrav som ställs samt hur du arbetar med kompetensutveckling. Här läggs även arbetsmiljöarbetet in.
  • Kommunikation: hur sprids KMA-arbetet internt inom företaget samt vad kommuniceras externt ur KMA-synpunkt.
  • Ledningens ansvar: beskrivning av formalia runt KMA-systemet, dvs hur interna revisioner och kunduppföljningar utförs samt hur KMA-arbetet mäts. Här finns även kartläggningen av intressent- och myndighetskrav, kartläggningen av miljöpåverkan samt kartläggningen av företagets risker och möjligheter.
  • Informationsstyrning: styrning av informationen i KMA-arbetet: godkännandet av dokument samt arkiveringsrutiner.

 

Om KMA-handboken ska ingå som en del i en KMA-certifiering, bör den även innehålla KMA-systemets omfattning, dvs var gränsdragningarna för KMA-arbetet går, t ex om någon process eller enhet/ort inte ska omfattas.

Varför ska du ha en KMA-handbok?

KMA-handboken är viktig i följande fall:

  • kunderna ställer krav på KMA-arbete samt att du som företag ska kunna visa upp dokument på detta,
  • du slipper uppfinna nya rutiner varje gång du ska vara med vid någon upphandling,
  • du arbetar inom byggbranschen,
  • du ska certifiera dig mot ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 eller FR2000.

 

Vanliga misstag vid framtagning av KMA-handbok

Vanliga misstag vid framtagning av en KMA-handbok är att du:

  • beskriver för detaljerat hur ni arbetar,
  • börjar beskriva alla avsnitt på en gång, istället för ett i taget,
  • du avsätter inte tid för att ta fram KMA-handboken, det är lätt att göra annat.

 

Vill du veta mer eller ha hjälp med att ta fram din KMA-handbok eller ditt KMA-system, kontakta oss så berättar vi mer.

Gunilla Mattsson/Certway

Previous reading
Vilken utbildning krävs för en ISO-certifiering?
Next reading
Grattis Fria Valet Vård & Omsorg AB till FR2000-certifieringen!