KMA i KMA-handboken, är en förkortning för Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö och är ett vanligt begrepp, framför allt inom byggindustrin. Men begreppet används även inom andra branscher för att benämna sitt integrerade KMA-arbete.
KMA-handbok är med andra ord inget annat än en handbok som beskriver företagets KMA-arbete, dvs hur de arbetar för att:
- kvalitetssäkra sina produkter/tjänster
- miljöanpassa sin produktion/företag samt
- förebygga att sina medarbetare eller underentreprenörer drabbas av ohälsa eller skador under arbetstid.
Vad innehåller en KMA-handbok?
Innehållet i KMA-handboken varierar givetvis beroende på vilken typ av företag du har samt vilka risker och kompetenskrav som finns i företaget, men följande avsnitt bör finnas med i någon form:
- KMA-policys: policys som omfattar kvalitets-, miljö- och arbetsmiljöområdet.
- KMA-mål med handlingsplaner
- Försäljning: hur ni KMA-säkrar era anbud, kalkyler och/eller offerter.
- Konstruktion & utveckling: vilka KMA-risker finns vid utvecklingen av nya produkter/tjänster och hur förebyggs dessa?
- Produktion: hur kvalitetssäkras och miljöanpassas produktionen samt hur förebyggs kvalitets-, miljö-, och arbetsmiljörisker. Här beskrivs även hur avvikelsehanteringen går till samt hur utrustningen ska underhållas, besiktigas och kalibreras.
- Inköp: vilka miljö- och arbetsmiljöhänsyn tas vid inköp samt hur säkerställs rätt kvalitet? Vilka KMA-krav ställs på leverantörer samt hur godkänns nya och hur utvärderas befintliga leverantörer?
- Nödlägesberedskap: vilka KMA-risker finns, hur förebyggs dessa samt hur ska du agera om de trots allt inträffar?
- HR: beskrivning av organisationen, fördelning av ansvar/befogenheter, vilka kompetenskrav som ställs samt hur du arbetar med kompetensutveckling. Här läggs även arbetsmiljöarbetet in.
- Kommunikation: hur sprids KMA-arbetet internt inom företaget samt vad kommuniceras externt ur KMA-synpunkt.
- Ledningens ansvar: beskrivning av formalia runt KMA-systemet, dvs hur interna revisioner och kunduppföljningar utförs samt hur KMA-arbetet mäts. Här finns även kartläggningen av intressent- och myndighetskrav, kartläggningen av miljöpåverkan samt kartläggningen av företagets risker och möjligheter.
- Informationsstyrning: styrning av informationen i KMA-arbetet: godkännandet av dokument samt arkiveringsrutiner.
Om KMA-handboken ska ingå som en del i en KMA-certifiering, bör den även innehålla KMA-systemets omfattning, dvs var gränsdragningarna för KMA-arbetet går, t ex om någon process eller enhet/ort inte ska omfattas.
Varför ska du ha en KMA-handbok?
KMA-handboken är viktig i följande fall:
- kunderna ställer krav på KMA-arbete samt att du som företag ska kunna visa upp dokument på detta,
- du slipper uppfinna nya rutiner varje gång du ska vara med vid någon upphandling,
- du arbetar inom byggbranschen,
- du ska certifiera dig mot ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 eller FR2000.
Vanliga misstag vid framtagning av KMA-handbok
Vanliga misstag vid framtagning av en KMA-handbok är att du:
- beskriver för detaljerat hur ni arbetar,
- börjar beskriva alla avsnitt på en gång, istället för ett i taget,
- du avsätter inte tid för att ta fram KMA-handboken, det är lätt att göra annat.
Vill du veta mer eller ha hjälp med att ta fram din KMA-handbok eller ditt KMA-system, kontakta oss så berättar vi mer.
Gunilla Mattsson/Certway
