Ledningens genomgång är ett begrepp som förekommer i olika standarder för ledningssystem som t ex ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, FR2000 m fl. Att det är ett möte för företagsledningen det kanske de flesta förstår, men nu kommer vi att gå igenom vad det mötet innebär i praktiken.
Vad är syftet med ledningens genomgång?
En av grundstenarna i KMA-arbetet (Kvalitets-, Miljö och Arbetsmiljöarbetet) är att ledningen måste vara engagerad i det. Utan ledningens engagemang och intresse kommer arbetet nämligen att falla platt.
Ledningens genomgång är med andra ord navet i KMA-arbetet där företetagets ledningsgrupp följer upp hur arbetet fungerar, om något behöver förbättras och för att tilldela resurser till KMA-arbetet.
Vilka ska vara med på ledningens genomgång?
Eftersom ledningens genomgång är ledningens verktyg i KMA-arbetet måste företagsledningen delta. Det är också bra om samordnaren eller ansvariga för ledningssystemet är med t ex kvalitetschef, miljösamordnare, arbetsmiljöansvarig eller vilket namn ni föredrar på motsvarande befattning.
Observera att om du är arbetsmiljöcertifierad enligt ISO 45001 så bör medarbetarnas representant delta vid ledningens genomgång. Jag skriver bör för kravet är egentligen att medarbetarna ska vara delaktiga vid vissa beslut och det kan lösas på olika sätt. Vissa certifieringsrevisorer ställer dock krav på att de ska vara med.
Vad ska tas upp vid ledningens genomgång?
Agendan eller vad som ska följas upp vid ledningens genomgång finns angivet i respektive standard. Vissa punkter behöver inte tas på varje möte utan räcker med 1 gång/år. Exempel på punkter som det räcker att ta upp 1 gång/år är utvärdering av policy, uppföljning av intressentanalys etc.
Hur ofta måste ledningens genomgång genomföras?
Standarden ställer bara krav på att ledningens genomgång ska göras och inte hur ofta. Det finns några punkter som dock behöver följas upp mer än 1 gång/år. Exempel på detta är bl a:
- KMA-målen – om de bara följs upp 1 gång/år finns det ingen möjlighet att vidta åtgärder om man vid uppföljningen märker att målen inte kommer att nås.
- Handlingsplaner risker/möjligheter – samma sak här, om de bara följs upp 1 gång/år är det stor risk att beslutade åtgärder för att förebygga allvarliga risker eller möjligheter inte blir genomförda.
Om du inte har andra forum eller möten där du följer upp dessa punkter, så behöver du genomföra ledningens genomgång minst 2 gånger/år.
Måste det heta ledningens genomgång?
Svaret är nej. Du kan kalla mötet vad du vill. Många av våra kunder kallar mötet för ISO-möte, KMA-möte, förbättringsmöte m m. Du kan också integrera det i ett ordinarie ledningsgruppsmöte.
Hur får man ledningens genomgång att fungera?
Om du ska få syftet med ledningens genomgång att fungera i praktiken är det bra att försöka integrera ledningens genomgång med ordinarie ledningsgruppsmöten eller motsvarande. Om du jämför agendan för ledningens genomgång med agendan för ditt ledningsgruppsmöte, kommer du se att många av punkterna är samma.
Vill du veta mer om ledningens genomgång eller få hjälp att få lite stuns i era ledningsmöten, kontakta då oss, så hjälper vi dig.
