Företag som är certifierade har oftast en ”ISO-ansvarig”, dvs en person som ansvarar för ”ISO-arbetet”. Andra titlar för den ISO-ansvariga kan vara miljösamordnare, miljöansvarig, kvalitetsansvarig, kvalitetschef, KMA-ansvarig etc.
Men vad gör en ISO-ansvarig och måste det bara vara en person.
Vilka arbetsuppgifter har en ISO-ansvarig?
Vanliga arbetsuppgifter för en ISO-ansvarig varierar givetvis med vilken standard som du är certifierad mot, men på en övergripande nivå brukar följande ligga på den ISO-ansvariges bord:
- Hantera ISO-systemets information: hålla informationen (dokumentationen) som är kopplad till ISO-arbetet uppdaterat. Oftast rör det sig om en manual/handbok, intranätssidor eller annan digital lösning som behöver uppdateras om arbetssättet eller organisationen ändras eller om det är ändringar i myndighetskrav etc.
- Hantera avvikelser: de avvikelser eller förbättringsrapporter som rapporteras in måste hanteras, dvs grundorsaken till det inträffade ska analyseras för att sedan vidta åtgärder för att detta inte ska inträffa igen. ISO-ansvarig brukar se till att detta görs, dvs det innebär inte automatiskt att hen ansvarar för att genomföra analyserna och åtgärderna. En stor skillnad.
- Förbereda ledningens genomgång: dvs ledningsmötet där ”ISO-arbetet” avhandlas, innebär att statusen på ”ISO-arbetet” ska rapporteras. Det är med andra ord en del uppgifter som behöver finnas på plats och arbetet med att samla in och sammanställa dessa brukar hamna på ISO-ansvarig, liksom att skriva protokollet från mötet.
- Interna revisioner: se till att internrevision genomförs enligt beslutat revisionsprogram samt att hantera de avvikelser och förbättringsförslag som upptäckts vid internrevisionen.
- Externa revisioner: vara kontaktpersonen mot certifieringsbolaget, dvs boka datum för den externa revisionen samt hantera och återrapportera avvikelserna från den revisionen.
Till detta kommer sedan att uppdatera miljöaspektregistret (ISO 14001), riskbedömning arbetsmiljö (ISO 45001) samt kartläggningen av risker och möjligheter (alla standarder) m m.
Ansvarar ISO-ansvarig för ”ISO-arbetet”?
Nej, det är en missuppfattning att det är ISO-ansvarig som ansvarar för ”ISO-arbetet”. Det är faktiskt så att alla medarbetare på företaget ansvarar för själva ”ISO-arbetet”. ISO-ansvarigs ansvar är att se till att saker bli gjorda och inte att utföra det själv.
Därför kanske denna titel är bättre för rollen: ISO-samordnare. Den beskriver bättre vad hen ansvarar för: att samordna ”ISO-arbetet”.
Hur mycket tid ska ISO-ansvarig lägga på ”ISO-arbetet”?
Det är en svår fråga att ge ett korrekt svar på. Det beror helt och hållet på vilka arbetsuppgifter du har lagt på den rollen. Om det t ex ingår att utreda reklamationer och ditt företag har många sådana, så krävs det ju en hel del tid. Om du dessutom har mycket detaljerad information i ditt ”ISO-system” så krävs det också en hel del tid för att hålla det uppdaterat. Så svaret blir: det beror på …
Kan man ha en extern ISO-ansvarig?
Visst kan man ha externa resurser som ISO-ansvarig. Men det är bäst om det finns interna resurser också. Det behövs oftast någon som är på plats dagligen och driver frågorna, för att ”det där ISO:t” ska bli en naturlig del i det dagliga arbetet. Och då blir det kanske billigare att ha någon intern resurs som har en del av sin ordinarie tjänst som ISO-ansvarig. Som stöd kan du ta in en extern resurs för t ex internrevisionen eller som bollplank några gånger per år.
Ibland kan det också vara en bra lösning att ta in en extern resurs för en kortare tid, t ex medan du hittar en ny ISO-ansvarig.
Behöver du utbilda din ISO-ansvariga eller behöver din ISO-ansvarige ett bollplank, kontakta då oss så hjälper vi till. Vi kan även hoppa in som ISO-ansvarig om du saknar interna resurser.
Gunilla Mattsson/Certway
