Vanliga misstag vid införandet av ledningssystem

Här listas några vanliga misstag vid införandet;

Du följer standardens struktur

Det vanligaste misstagen är att du köper standarden och sedan bygger upp ditt ledningssystem efter standardens kapitelindelning.

I standardens tre första kapitel finns inga krav som du måste uppfylla utan de börjar först i kap 4. I standarderna återkommer dessutom många krav flera gånger, dvs du riskerat att beskriva samma sak flera gånger. Om du sedan ska ändra arbetssättet som är beskrivet, kommer du då ihåg att ändra på alla ställen?

Du börjar beskriva alla processer samtidigt

Ett annat misstag som är vanligt är att man börjar beskriva och förändra alla processer samtidigt.

Att införa ett ledningssystem är som att renovera ett hus. Om du tar alla rum på en gång kommer du aldrig att bli klar. Ta ett rum i taget istället, dvs gör färdigt ett avsnitt innan du börjar med nästa.

Du beskriver för detaljerat

En tredje risk är att du blir för detaljerad i beskrivningarna, vilket gör att det är lättare att du målar in dig i ett hörn. Var övergripande när du beskriver arbetssättet, förutom på de ställen där detaljerade rutiner verkligen behövs.

Strukturen saknas

Ofta när vi kommer ut för att granska redan framtagna system finns det bara en massa dokument, men det finns ingen struktur på eller samband mellan dem. Försök att ha en övergripande manual som håller ihop era instruktioner och rutiner.

Du kommer aldrig i mål

Många företag kommer aldrig i mål med sin certifiering, då de aldrig vågar boka revision från början och får därför ingen deadline. Dvs du har all tid i världen på dig och skjuter gärna på ISO-arbetet för att prioritera det vanliga arbetet. Ett tips är istället att från början boka tid med certifieringsbolaget.

När är det då dags att certifiera sig?

För att du ska kunna certifiera dig, måste följande vara på plats;

  1. Manualen och alla bilagor till denna, ska finnas på plats.
  2. Personalen ska vara utbildad i ledningssystemet.
  3. Intern revision ska vara genomförd och dokumenterad.
  4. Ledningens genomgång ska vara gjord och dokumenterad.

 

Sedan tillkommer ytterligare moment beroende på vilken standard som du ska certifiera dig mot, t ex

  • miljöaspektregister och lagregister ska finnas på plats för en ISO 14001-certifiering,
  • kundundersökning ska vara gjord för en ISO 9001-certifiering samt
  • skyddsrond och riskbedömning ska vara gjord för en arbetsmiljöcertifiering.