I samband med införande av ett ledningssystem är det en del frågor som man behöver ställa sig och den första är väl om man ska certifiera sig eller inte. Sedan kommer den om man ska försöka sig på det hela själv eller om man ska ta extern hjälp. Här finns svaret på dina initiala frågor.
1. Ska certifiera dig eller inte?
Om du har en kund som ställer krav på att du ska certifiera dig och du inte vet hur du ska göra? Mitt råd att ta ställning till följande...
- ... genererar kunden så mycket pengar att du kan räkna hem kostnaderna eller finns det fler kunder som ställer samma krav?
- ... har du mycket reklamationer, omarbeten och/eller kassationer?
- ... har du planer på att växa?
- ... finns det marknadsandelar att vinna med en certifiering?
- ... har du problem med tillsynsmyndigheten?
Om du svarar ja på en eller flera frågor ovan så skulle jag rekommendera en certifiering.
2. ISO-konsult eller inte?
När du väl har bestämt dig för att certifiera dig, så kommer nästa fråga; ska du göra arbetet själv eller ska du ta hjälp av en konsult?
Fördelar med att göra det själv
- Du äger systemet: det är inte konsultens. Ibland kan ett ledningssystem som konsulten tagit fram kännas som konsultens och inte ditt.
- Ökat engagemang: i och med att du har tagit fram systemet så bli också engagemanget runt arbetet större. Om du dessutom involverar fler än dig själv så ökar det ännu mer!
- Inte så stora externa kostnader: dvs du behöver inte betala någon konsult, men däremot är den interna kostnaderna större...
Vad som brukar vara ett problem med att införa det själv är att det är svårt att avsätta tid, för det finns ju så många andra arbetsuppgifter som också måste göras. Den externa piskan behövs ibland.
Fördelar med konsulthjälp
- Du får se din verksamhet med en utomståendes ögon: Det är lätt att bli hemmablind. Genom att få andra ögon som ser hur ert dagliga arbete fungerar, kan det komma en del förslag på förbättringar och effektiviseringar.
- Du kan utnyttja konsultens kompetens och erfarenhet: då konsulten har kompetens och erfarenhet av att införa system kommer du rätt från början och du kommer i mål med din certifiering.
- Du får någon att skylla på: ibland är det lättare att genomföra ändringar om det är någon utifrån som förmedlar det
Våga ställa krav på konsulten att de ska vara förberedda och effektiva. Våga också ifrågasätta om det är något som du upplever som onödigt.
När du tar in offerter, fråga också vad som inte ingår i offerten, så att inte tilläggen bara växer längs med resans gång.
Akta dig också för de konsulter som har ett abonnemang för att du ska få ett certifieringsbart eller icke certifieringsbart system. Det brukar bli mycket dyrare i längden.