Vi börjar med bakgrunden, hur ser din erfarenhet av KMA-arbete ut?
– Jag har arbetat som KMA-konsult sedan 1999. Innan dess arbetade jag som miljöinspektör på olika kommuner och miljöchef på Svenska Wellpappföreningen. Med åren har jag väglett många företag till certifiering. Det minsta var ett enmansföretag och det största måste ha varit ett företag med över 100 butiker.
Jag måste fråga, vad tycker du är roligast i KMA-arbetet: kvalitet, miljö eller arbetsmiljö?
– Det har varierat över åren. Först var det självklart miljö, med tanke på min bakgrund. Sedan insåg jag att det var roligare medkvalitet, för då fick jag komma mer under skinnet på kunderna.
Idag är tycker jag nog att arbetsmiljö är roligast, då det leder till mer hälsosamma arbetsplatser för de anställda hos kunden. Känns bra i själen på något sätt.
Har du sett några förändringar i kravställningarna under dina år som konsult?
– När jag började som konsult var det mest krav på miljö- eller kvalitetscertifiering. På senare år har kommit ökade krav på olika typer av ”märkningar” som t ex EcoVadis och SBTi (Science Based Targets).
Till det kommer även en hel del nya författningar från EU, i och med EU:s Green Deal.
Ja, lagregister är lite av din specialitet. Har du några råd där?
– Jag vet att lagregistret inte är företagens favoritsysselsättning i ledningssystemet, men det kan vara en bra hjälp för att förebygga onödiga kostnader, i form av sanktionsavgifter.
Hur menar du då?
– Vissa lagöverträdelser kan leda till sanktionsavgifter, som t ex om ett företag rapporterar till avfallsregistret för sent. Alla företag ska rapportera mängden farligt avfall som har transporterats bort från verksamheten inom 2 dagar från borttransport. Om det görs efter 3 dagar kan det bli en sanktionsavgift. Eftersom även transportören och mottagaren av det farliga avfallet ska rapportera mängd och vart det farliga avfallet kommer ifrån, kan förseningar upptäckas. Jag bara väntar på att myndigheterna ska använda AI i detta syfte.
Vad ska ett företag göra?
– I miljö- och arbetsmiljöstandarderna finns krav på att göra en dokumenterad kontroll av att författningarna som företaget omfattas av efterlevs. För många företag blir detta bara en ”fyller-i-övning”, istället för att göra faktiskt kontroller. Mitt råd är att kontrollera på riktigt och kom ihåg att dokumentera hur du gjort kontrollen också! Då blir revisorerna glada!
Om du gör det på riktigt, kan du även förhindra lagöverträdelser och därmed även sanktionsavgifter.

Men om en lagöverträdelse upptäcks, ska den då noteras i efterlevnadskontrollen? Vågar man det?
– Självklart ska den noteras! Det är inte själva överträdelsen som är problemet, utan om företaget inte gör något åt överträdelsen.
Något övrigt att tillägga?
– Det skulle vara att inte krångla till det. Krångliga ledningssystem, beror ofta på att någon tror att det står något i standarden som inte finns där. Standarden ställer bara krav på att något ska göras och inte hur. Det bestämmer du!
Ett annat tips är att inte göra det så högtravande! Jag ser ofta tillkrånglade rutiner som nästan är skrivna på gammaldags svenska och då gärna med formuleringen att något skall göras. Vad är det för fel med att något ska göras? Genom att ta bort två L, blir det genast mindre formellt. Om det blir för formellt kan medarbetarna bli avskräckta och tycka att KMA-arbetet är krångligt och besvärligt.
Jag brukar ibland utlysa en namntävling ute hos kunderna, där de får lämna in förslag på vad ledningssystemet ska heta. Tänker att om det heter något roligt istället för Kvalitetssystem, blir det lite mindre dramatiskt. Hos en kund hade vi ett tag en fundering på att döpa deras miljöledningssystem till ”Fifty Shades of Green”. Gissa om deras medarbetare hade läst det ledningssystemet!
Ja, lite roligare skulle det allt bli! Med den roliga avslutningen tackar jag för din input för att sprida goda råd om KMA-arbete!
Gunilla är grundaren och hjärnan bakom Certway AB. Hon har arbetat som KMA-konsult inom miljö, kvalitet och arbetsmiljö sedan 1998. Hon har själv väglett omkring 250 företag till certifiering inom ISO 14001, ISO 9001, AFS.2001:1, ISO 45001 samt FR2000.
Gunilla är den av oss som har mest erfarenhet av multisite-certifieringar. Branscher som hon har arbetat med är bl a mekaniska verkstäder, IT-bolag, VVS-konsulter, mätningskonsulter, anläggningsföretag, glasmästerier, bygg, däckföretag, varuförsäljning, tryckerier, resebyråer, kosmetik, hotell, restauranger och konferensanläggningar.